CHUYỆN NGOÀI LỀ VỀ KẾ HOẠCH THIẾT KẾ KHÔNG GIAN MỞI


Gần đây, nhiều bài báo trong giới thiết kế đã đặt câu hỏi về hiệu quả của các kế hoạch không gian làm việc mở. Tuy nhiên, một cuộc điều tra quan trọng hơn về chủ đề này có thể khám phá những điều sau: Tại sao rất nhiều công ty vẫn sử dụng cách tiếp cận lập kế hoạch lỗi thời không phù hợp với nhu cầu của nhân viên?

Khái niệm kế hoạch mở phổ biến cách đây hơn một thập kỷ đã được tăng cường với các mô hình quy hoạch thông minh và tiên tiến hơn. Không chỉ có bản chất của công việc phát triển mạnh mẽ kể từ những ngày kế hoạch mở cửa vào đầu năm 2000, do đó, chúng tôi cũng hiểu về cách các không gian làm việc có thể thúc đẩy sự tham gia, sự hài lòng và năng suất. Ngày nay, hầu hết các môi trường làm việc đã phát triển một thế hệ vượt ra ngoài các không gian kế hoạch mở cho các Nơi làm việc dựa trên hoạt động (ABW) và Môi trường Lựa chọn dựa trên Khu phố (NCE). Và các công ty tiến bộ nhất đang phát triển hơn nữa để áp dụng môi trường tạo không gian, Người sử dụng Điện thoại di động (MEMO) và Môi trường Immersive. Những chiến lược mới này thách thức cách tiếp cận truyền thống đối với việc lập kế hoạch văn phòng, và vì lý do chính đáng.

 

WorkPLACE? Làm thế nào về WorkHOW?

Việc đi lại trong ngày tại  nơi làm việc là một môi trường tĩnh, nơi nhân viên đến cùng một vị trí mỗi ngày để thực hiện công việc thường nhật. Các giải pháp không gian ngày nay cần phải được thay đổi đủ để đáp ứng một nhu cầu rộng lớn trong khi cũng có thể thay đổi nhanh chóng. Hơn nữa, nơi làm việc phải phản ánh nhu cầu của tổ chức và cá nhân.

Một không gian văn phòng cho một công ty có định hướng bán hàng – trong đó nhân viên thường xuyên ở ngoài văn phòng – cần có chức năng khác với nơi làm việc cho một doanh nghiệp sáng tạo hoặc tổ chức nghiên cứu đòi hỏi nhân viên hợp tác và chia sẻ hàng ngày. Tuy nhiên, nhiều công ty vẫn hoạt động tại nơi làm việc với cách tiếp cận một kích cỡ phù hợp để không giải quyết được công việc của họ, cả hai đều là tài sản lớn nhất và chi tiêu của họ, sử dụng không gian. Điều này, ngoài cuộc thăm dò mới nhất từ ​​Gallup trong đó 68 phần trăm nhân viên thừa nhận bị mất việc làm, thêm vào một kết luận đơn giản: bất kỳ khoản tiết kiệm mà một công ty có thể mong đợi để nhận ra bằng cách giữ nơi làm việc đã lỗi thời của nó có thể dễ dàng được dwarfed bởi chi phí kinh doanh mà một nơi làm việc không hiệu quả có về năng suất lao động và sự hài lòng của nhân viên.

Vậy, một công ty biết loại giải pháp workpace nào phù hợp với nhân viên của mình? Một công ty thiết kế hoặc nhà chiến lược nơi làm việc là một nơi tốt để bắt đầu. Họ có thể giúp tổ chức xác định được DNA độc đáo của công ty  các nhóm chuyên biệt trong đó và điều chỉnh môi trường để đáp ứng nhu cầu cụ thể của mọi người.

Cùng với nhau, tất cả các công ty, bất kể nhân khẩu học, văn hoá, phong cách làm việc hoặc ngành công nghiệp, vào một cái xô là một sai lầm. Hiểu được nhu cầu thật sự của một tổ chức là điều thúc đẩy các giải pháp phù hợp. Đối với một số công ty, một kế hoạch mở vẫn có thể là câu trả lời đúng, nhưng đối với nhiều công ty thì không. (Xem ” Google Did not Get it Wrong ” trong số tháng 1 năm 2015 của tạp chí này, để tranh luận về lý do tại sao một kế hoạch mở có thể có ý nghĩa.)

Khi chúng ta tiếp tục thay đổi từ một nền tảng dựa trên hàng hoá sang một xã hội dựa trên kinh nghiệm, nơi đó sẽ có một tầm quan trọng mới. Văn phòng như chúng ta biết nó cần phải phát triển để giữ liên quan. Chúng ta cần tạo ra các môi trường hỗ trợ nhiều loại hình phong cách làm việc và các hoạt động thúc đẩy đổi mới và nâng cao năng suất. Hiện nay, ngày càng có nhiều tổ chức đang tìm kiếm để tạo ra kinh nghiệm curated đáp ứng nhu cầu của nhân viên của họ. Những kinh nghiệm được uỷ nhiệm này thường cung cấp cho nhân viên kinh nghiệm tại nơi làm việc theo cách gọi là a la carte với các lựa chọn bao gồm dịch vụ, địa điểm và hỗ trợ.

Giải pháp tại nơi làm việc (ABW)

Hầu hết các văn phòng được thiết kế để hỗ trợ các hành vi tĩnh tại, tuy nhiên như đã thảo luận trước đây, những người làm công tác – kiến ​​thức ngày nay không còn phải làm những công việc lặp đi lặp lại đòi hỏi họ ngồi ở một chỗ cả ngày. Do đó, trong thập kỷ qua, chúng ta đã thấy việc tạo ra các hoạt động dựa trên nơi làm việc (ABW). Khái niệm văn phòng này tạo ra các giải pháp theo định hướng nhiệm vụ khuyến khích phong trào và trao quyền cho mọi người lựa chọn không gian phù hợp cho công việc hiện tại. Môi trường ABW thường được thiết kế để trở thành một hệ sinh thái của không gian, chủ yếu được chia thành bốn chức năng chính: làm việc độc lập, hợp tác, học tập, giao tiếp xã hội và trẻ hóa. Ngày càng phổ biến để tìm môi trường làm việc với các trung tâm xã hội tập trung và được thiết kế với một thành phần thực phẩm và các vùng lân cận của các điểm làm việc bao gồm các buồng điện thoại và các khu vực đội gần đó. Khi mọi người di chuyển nhiều hơn trong không gian, họ cần phải có quyền truy cập vào các giải pháp cụ thể. Điều này đòi hỏi chúng ta phải ngừng thiết kế không gian hỗ trợ một không gian làm việc duy nhất cho mỗi nhân viên và các không gian thiết kế khuyến khích mọi người linh hoạt và ít phụ thuộc vào vị trí.

Giải pháp Môi trường lựa chọn dựa trên Khu phố (NCE)

Khái niệm ABW lần đầu tiên xuất hiện ở châu Âu và Úc, nơi nhiều công ty hiện đang thực hiện lần lặp lại thứ tư và năm lần về khái niệm không gian nhanh gọn này. Một số đã phát triển vượt ra ngoài phạm vi ABW để tạo ra môi trường lựa chọn dựa trên vùng lân cận (NCE). Những không gian này tạo ra một khu phố hoặc nhà cho các nhóm hoạt động trong khi vẫn cho phép mọi người có quyền truy cập vào một loạt các cài đặt làm việc. Có một đội ngũ nhân viên mà nhân viên có thể kết nối và có một cảm giác thuộc về và nhận dạng là quan trọng đối với tất cả mọi người.

Ngồi đọng ở một nơi cả ngày là tâm trí tê liệt. Quan sát cũng cho thấy việc cho nhân viên một không gian được chỉ định có xu hướng gắn kết họ với khu vực đó trong khi các khu vực khác của văn phòng sử dụng ít đi và ít hơn. Mọi người cần phải được hồi phục định kỳ để họ có thể trẻ hóa. Cụm từ cũ “có được một quan điểm mới” có nghĩa là nghĩa đen. Mọi người thích có lựa chọn và lựa chọn. Một trong những quan niệm sai lầm của không gian làm việc không được gán là người ta không thể ngồi cùng một chỗ, hoặc thậm chí là cùng một chỗ, mỗi ngày. Phong trào được khuyến khích trong không gian làm việc không được giao, nhưng ngồi trong cùng một chỗ mỗi ngày được phép nếu nó phù hợp với từng nhân viên hoặc một nhóm. Không gian NCE tạo ra cảm giác về cộng đồng và địa điểm đáp ứng bản năng lãnh thổ của chúng ta. Những môi trường này cho phép mọi người kết nối trong khi cung cấp cho họ một cảm giác thuộc về và nhận dạng phù hợp với một loạt các sở thích trong khi đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp và cá nhân.

Một số chủ nhân đã lên tiếng lo ngại rằng một cách tiếp cận ABW hoặc NCE có thể dẫn đến tiếng ồn quá mức trong văn phòng. Đó là một quan niệm sai lầm, tuy nhiên, nhân viên thích không gian yên tĩnh. Khá thiêng liêng, những không gian yên tĩnh chết chóc thường kỳ quặc và thiếu năng lượng. Mọi người thường làm việc tốt nhất khi có tiếng tăm chung trong nền. Trên thực tế, một vấn đề với nhiều không gian là thiếu tiếng ồn nền, dẫn đến không gian nơi nhân viên có thể nghe thấy rõ tất cả các cuộc đàm thoại của đồng nghiệp. Đây có thể là sự phân tâm lớn hơn nhiều so với tiếng nói của tiếng nói chung trong không gian làm việc. Khả năng kiểm soát sự phân tâm và tín hiệu khi bạn sẵn sàng đối thoại là chìa khóa để có thể làm công việc tập trung, chu đáo và là thành phần quan trọng của nơi làm việc NCE thành công.

Trụ sở Hàng không kín: Một NCE trong Thực tiễn

HOK đã cung cấp một chiến lược làm việc và thiết kế nội thất cho hai tòa nhà văn phòng và phòng thí nghiệm nghiên cứu tạo thành khuôn viên trường đại học mới 1,400 nhân viên này.

Các nhà lãnh đạo tại Sealed Air, một công ty bao bì toàn cầu, muốn trụ sở mới của công ty để thúc đẩy nền văn hoá làm việc tích cực, thúc đẩy sự hợp tác giữa các bộ phận và tạo điều kiện cho nghiên cứu liên ngành. HOK đã dẫn dắt phát triển một giải pháp nhằm tái hiện lại cách người dân của Sealed Air hoạt động bằng cách di chuyển chúng đến các không gian riêng lẻ không được chỉ định. Các nhóm và nhóm kinh doanh có các khu phố linh hoạt với các không gian hợp tác chính thức và phi chính thức.Tùy thuộc vào nhu cầu của họ trong ngày, nhân viên có thể chọn sử dụng không gian làm việc mở, phòng họp mở hoặc kín, hoặc phòng riêng cho công việc đầu.

Cửa sổ trần nhà thu hút ánh sáng tự nhiên vào phòng đọc thông thường, nơi nhân viên có thể gặp gỡ, phản ánh và hợp tác. Ảnh của Eric Laignel – Được phép của HOK.

Bốn khu phố trong kế hoạch sàn này cung cấp tối đa 48 nhân viên với sự lựa chọn của các thiết lập làm việc. Ảnh của HOK.

Toàn bộ khuôn viên được chia sẻ bởi tất cả nhân viên, với các tiện ích bao gồm một quán cà phê trung tâm, khu vực ăn uống ngoài trời, một quán cà phê, một trung tâm thể dục, hai ao, và các con đường đi bộ.

Để kỷ niệm sự tò mò và thúc đẩy nghiên cứu liên ngành, thiết kế sắp xếp tất cả các phòng thí nghiệm trong các cụm chức năng thay vì ranh giới phân chia. Các nhóm này bao gồm kỹ thuật, điện tử, công nghiệp, showcase và phòng thí nghiệm ướt truyền thống.

Các khu vực cuộc họp không chính thức nằm trong khu vực lân cận khuyến khích làm việc theo nhóm và cuộc trò chuyện ngẫu hứng. Ảnh của Eric Laignel – Được phép của HOK

Một trung tâm đổi mới cung cấp một khu vực mà Sealed Air có thể chứng minh sản phẩm của mình cho khách hàng. Không gian linh hoạt cao có thể chứa đến 40 khách. Công nghệ màn hình cảm ứng hiển thị sản phẩm Sealed Air được sử dụng trên khắp thế giới. Khu vực trưng bày có cửa trượt có thể mở hoặc đóng để hiển thị thiết bị phù hợp cho khách truy cập cụ thể. Không gian breakout có thể được cấu hình cho các nhóm lớn hay nhỏ.

Văn phòng công nghệ cao và nơi làm việc khoa học được cân bằng bởi các yếu tố cảm ứng cao mang các yếu tố ngoài trời và không gian hữu cơ vào không gian. Thiết kế tích hợp ánh sáng ban ngày và tầm nhìn ra bên ngoài, cây cối, và đồ nội thất được làm từ gỗ thu hoạch tại khu vực.

Trung tâm này tích hợp các vật liệu tự nhiên và đồ đạc trong nhà vào không gian xã hội, nơi nhân viên có thể trẻ hóa. Ảnh của Eric Laignel – Được phép của HOK.

Giải pháp Hợp tác

Trên con đường song song, không gian làm việc đã xuất hiện như một sự thay thế cho môi trường làm việc truyền thống của công ty. Trong những tháng gần đây, chúng tôi đã thấy hợp tác tiếp tục phát triển và mở rộng mô hình kinh doanh và các thiết lập kinh doanh mới. Các nhà phát triển, chẳng hạn, đang bắt đầu phân bổ không gian bên trong tòa nhà của họ để làm không gian cộng đồng / cộng đồng chia sẻ.Những không gian này là một tiện nghi thu hút và kết nối người thuê, giống như các trung tâm thể dục đã từng làm. Và với hơn 50% người làm việc cùng nhau bây giờ là nhân viên của các công ty lớn hơn, không gian của bên thứ ba này đang dẫn các công ty để suy nghĩ lại chiến lược về nơi làm việc của họ.Đối với các công ty muốn mở rộng thị trường đầy thách thức như Châu Á, hợp tác cho phép họ linh hoạt để thích ứng với nhu cầu không gian thay đổi nhanh chóng. Nhưng ngày càng có nhiều người đặt câu hỏi liệu những không gian làm việc “hộp lớn” mới có thể mang lại những gì đã được hứa hẹn hay nếu họ đang giảm xuống các giải pháp đóng gói đồng nhất, 90% không gian là phòng thí nghiệm dày đặc và không gian cộng đồng giảm. Nhiều công ty đang tìm cách nhân rộng những kinh nghiệm tốt nhất của mình trong không gian riêng của mình, nhưng vẫn giữ được bản sắc công ty, thương hiệu và văn hoá. Sự gia tăng của các văn phòng sáng tạo và không gian của nhà sản xuất, cùng với sự ra đời của các nhà quản lý cộng đồng để đáp ứng nhu cầu không gian của công ty, cũng đang mang lại làn sóng cạnh tranh mới cho môi trường làm việc chung.

Môi trường Maker, Giải pháp Điện thoại di động (MEMO)

Không gian MEMO đang nổi lên cho các công ty đang tìm kiếm để tạo ra không gian sáng tạo mà thúc đẩy sự sáng tạo và tốc độ để đổi mới. Đơn giản chỉ cần đặt, đó là “garage-ification” của không gian dành cho các lập trình viên, quảng cáo hoặc các đồng nghiệp nơi mà không gian có một cảm giác scrum hoặc maker. Những không gian này đang nổi lên trong những lĩnh vực mà phát triển nhanh là chìa khóa. Ở châu Á, chúng thường được gọi là “không gian chương trình nhanh”.

Giảm bớt sự nhức nhối của văn phòng

Như đã lưu ý trong bài báo gần đây của chúng tôi ” Đó là thời gian để Điều chỉnh Thái độ nơi làm việc “, có rất nhiều yếu tố góp phần làm cho số lượng ngày càng đáng lo ngại của những người lao động không hài lòng và không hài lòng ngày nay. Giải pháp không gian kém hoặc không đúng chỗ; thiếu các giao thức hoặc lãnh đạo; các yếu tố môi trường (quá nóng, quá lạnh); và ánh sáng yếu có thể gây ra sự thất vọng cho người sử dụng. Không thể phủ nhận rằng thái độ đó cũng đóng vai trò quan trọng trong sự hài lòng tại nơi làm việc. Mọi người ảnh hưởng đến người khác.

Một nghiên cứu của Trường Kinh doanh Harvard (phối hợp với Cornerstone OnDemand ) cho thấy các không gian làm việc dày đặc với những nhân viên có năng suất cũng làm tăng năng suất và hiệu quả của những công nhân ở gần đó. Ngược lại, những công nhân ngồi gần những người lao động “độc hại”, bị ảnh hưởng tiêu cực bởi “hiệu ứng tràn”. Phạm vi ảnh hưởng giảm đi ngoài bán kính 25 bộ. Khi đo lường được áp dụng cho nơi làm việc hiện đại điển hình (trong đó mỗi nhân viên thường được phân bổ 150 feet vuông), một nhân viên giải phóng có tiềm năng ảnh hưởng tiêu cực đến 16 đồng nghiệp mà không cần rời khỏi bàn làm việc của mình. Đây là một lý lẽ thuyết phục để cho người khác lựa chọn để di chuyển nếu họ muốn.

Môi trường sâu đậm (aka the Best of All Approaches)

Vì vậy, làm thế nào để các công ty xác định các giải pháp đúng đáp ứng nhu cầu của một lực lượng lao động ngày càng di động; chống lại các mô hình truyền thống của không gian giao hàng; và tạo ra một kinh nghiệm tuyệt vời cho các đội đồng thời tránh được đồng nhất hóa các giải pháp đồng lao động đóng gói sẵn? Các môi trường sống động thu hút những bài học tốt nhất từ ​​những không gian làm việc – bao gồm kế hoạch mở, đồng nghiệp, ABW, NCE, và MEMO – và điều chỉnh chúng đáp ứng nhu cầu cụ thể của một công ty để tạo không gian phù hợp. Họ kém về xu hướng và tập trung hơn vào các chức năng mong muốn, kết quả, và tạo ra những nơi hấp dẫn.

Vì nơi làm việc tiếp tục phát triển từ “kế hoạch mở” đến không gian “sâu sắc”, nên các nhà thiết kế và nhà chiến lược ở nơi làm việc cần liên tục đánh giá nó để xác định cái gì đang làm việc và cái gì không.Chúng ta cũng phải sẵn sàng thừa nhận những phản ứng phụ và điều chỉnh để chấp nhận thực tế rằng các công ty khác nhau cần những giải pháp khác nhau. Nếu chúng ta có thể tận dụng những bài học kinh nghiệm và tập trung vào việc tìm ra các giải pháp phù hợp, chúng ta có thể làm ở đâu, và làm thế nào, chúng ta làm việc một tài sản mạnh mẽ cho doanh nghiệp và những người lái nó.

ĐÓNG GÓP Ý KIẾN

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

Đối tác

  • slider
  • slider
  • slider
  • slider
  • slider
  • slider
  • slider
  • slider
  • slider
  • slider
back to top